תוכנת ניהול כנסים - הרבה יותר מרישום לכנס
תוכנת ניהול כנסים המאפשרת רשום משתתפים לכנסים וניהול במקום אחד של המידע, הפעולות והתקשורת עם המוזמנים.
- שיווק הכנס, הקמה וניהול של אתר שיווקי, מעקב כניסות לאתר, הפניות ותוצאות של פעולות שיווקיות.
- רישום וניהול משתתפים - רישום, מכירת כרטיסים, חדרי מלון, טיולים תופסות עוד.
- טיפול בכספים - קבלת תשלום, הוצאת חשבוניות קבלות ויצוא פקודות יומן לתוכנת הנה"ח
- תקשורת - שליחת הודעות מותאמת אישית לכל משתתף במייל ו SMS.
- כניסה לכנס - קבלת המשתתפים בכניסה לכנס, הדפסת תגים ושוברים.
- איסוף לידים - יעול התקשורת בין משתתפים ומציגים. העברת פרטי המשתתף למציג על פי דרישה וניהול לידים למציגים.
- תאום פגישות ונטוורקינג - מערכת ליצירת קשרים ותאום פגישות בין משתתפים בכנס.
- תוכנית הכנס - קבלת הצעות להרצאות, ניהל סיקור הצעות , בניה ופרסום של תוכנית הכנס.
רישום וניהול משתתפים
רישום משתתפים חכם וחזק המאפשר ניהול של כל הנתונים הקשורים למשתתף בכנס במקום אחד. הרשמה. קבלת תשלומים. הפקת חשבוניות וקבלות. תקשורת. כניסה לאירוע והדפסת תגי זיהוי. כמשתמשים במערכת איוונט אקט אין צורך להפעיל ולעבור בין תוכנות שונות - הכל בשליטה במקום אחד.
בין האפשרויות היחודיות של תוכנת הרישום לכנסים:
- ניהול של רשימת אנשי הקשר
-
ניהול
רשימת אנשי קשר הכוללת את כל הנרשמים לכל הכנסים של המארגן. זימון לכנסים ואירועים עתידיים.
- חוסך לנרשמים הקלדה חוזרת של פרטי זיהוי בכל הרשמה.
- שליטה על מחירים
- הגדרת מחירים במטבעות שונים, קודי הנחה, קודי הנחה מוגבלים בזמן או כמות למימוש, תעריפים שונים הנחות מיוחדות.
- טפסים מותאמים לסוגי נרשמים שונים
- מאפשר יצירת טפסי רישום פשוטים לסוגי משתתפים שונים. מאפשר לדרוש נתונים נוספים מנרשמים מיוחדים או לאפשר לנרשמים מיוחדים אופציות רישום נוספות מבלי לסבך את הטופס הרישום עבור משתתפים רגילים.
- גמישות בקבלת תשלומים מנרשמים
- תוכניות חיוב כרטיס אשראי גמישות המאפשרות חיוב כרטיס אשראי מייד או בסמוך לכנס.
- קבלת תשלומים בהמחאות, העברות ומטבעות שונים.
- ממשקים לחיוב דרך PayPal, Stripe ו AliPay.
- ממשקים המאפשרים עבודה ישירה מול חברות האשראי בעמלות נמוכות.
- הודעות מייל ו-SMS
- שליחת הודעות מייל או SMS מותאמות אישית לכל משתתף.
- יצוא נתונים לתוכנות הנהלת חשבונות
- ממשקים ליצוא פקודות יומן לתוכנות הנה"ח - חשבשבת ו- Sap Business One. לחסוך זמן עבודה , לקצר זמני תגובה ולמנוע טעויות אנוש.
- ממשק אחורי מתקדם
- ניהול הנרשמים, יבוא ויצוא רשימות של נרשמים. חוסך זמן של מנהלי הרישום, לקצר זמני תגובה של המארגן למנוע טעויות אנוש.
- עמידה בדרישות רשויות מס
- תוכנת ניהול הכנסים עומדת בדרישות מס הכנסה ורשומה במרשם התוכנות של מס הכנסה.
אתר כנס חכם
מערכת ניהול תוכן המתאימה לניהול אתרים שיווקים של כנסים ואירועים.
המערכת כוללת תבניות להצגת מידע רלוונטי לכנסים בצורה ברורה ועדכנית. אתם לא צריכים להתאמץ כדי ליצור תוכן כגון מרצים, מציגים, מפות, דרכי הגעה, שאלות ותשובות, המלצות ועוד.
- מספר עמודים בלתי מוגבל
- אפשרות להוסיף תוכן עמודים לאתר הכנס ללא הגבלה.
- אתרים רב לשונים
- תמיכה בעברית וערבית מימין לשמאל. באנגלית, בסינית, רוסית, ספרדית וצרפתית.
- שליטה על עיצוב האתר
- בחירת פונטים, צבעים, תמונות, רקעים ועוד.
- התאמה למסכים קטנים וגדולים
- אתר שנראה טוב מטלפונים ניידים ומסכים גדולים.
- התאמה למנועי חיפוש
- שילוב נתונים בפורמט ידידותי למנועי החיפוש שלא נראה לגולשי האתר. אתר ידידותי למנועי חיפוש מאפשר למנועי חיפוש להציג את אתר הכנס בחיפושים רלוונטים בנוסף מוזיל בדר"כ את עלויות הפרסום שלכם במנועי חיפוש.
- חיבור לגוגל אנליטיקס
- הזינו את מספר האתר שלכם בגוגל אנליטיקס וקבלו את ניתוח התנועה לאתר ולטופס הרישום.
- רשימת מרצים
- הצגת המרצים בכנס בחלוקה גמישה לקטגוריות כמו מרצים מרכזיים (keynote speakers), חברי ועדות, מרצים מוזמנים עם אפשרות לשליטה וגמישות בקביעת סדר הצגת המרצים בתוך כל קטגוריה.
- רשימת מציגים ונותני חסות
- בחלוקה גמישה לקטגוריות.
- זמן לתחילת הכנס
- שעון הסופר לאחור את הזמן לתחילת הכנס. מציג ימים, שעות, דקות לתחילת הכנס.
- מפה עם דרכי הגעה
- שילוב מפה עם הוראות הגעה לכנס ברכב ותחבורה ציבורית.
- לחצני שיתוף ברשתות חברתיות
- לחצנים המאפשרים למבקרים באתר לשתף תוכן ברשתות חברתיות בקלות. מעודד את למבקרים באתר הכנס לשתף מידע על הכנס בפייסבוק, טוויטר, גוגל ולינקד-אין
- גלריית תמונות
- שילוב תמונות מכנסים קודמים באתר הכנס בקלות.
- מידע על המקום בו יערך הכנס
- מידע תיירותי על העיר המארחת.
- תחזית מזג האוויר הצפוי.
- תחזית מזג אויר מתעדכת אוטומטית ליום הכנס.
יום הכנס - כניסה והדפסת תגי שם
פתרון מלא ליום הכנס. קליטת נרשמים בעמדות כניסה עם דיילות או בשרות צעמי עם והדפסת תגים.
- עמדות כניסה לכנס
- עמדות כניסה בהפעלה עצמית על ידי מארגן האירוע. תהליך הגדרה מהיר ופשוט. וממשק משתמש מהיר ונח אשר עוזר למפעיל עמדת הרישום למצוא את המשתתפים במהירות.
- עמדות רישום בשרות עצמי
- עמדות כניסה בשרות עצמי אותם תוכלו להתקין בעצמכם
- סנכרון דו-כיווני למערכת הרישום
- כל מה שקורה בשטח משתקף אוטומטית גם במערכת הרישום שלכם
- הדפסת תגים למשתתפים.
- גמישות התאמה של תגי הזיהוי לצרכי הכנס.
- הדפסת תגים תגים עם סימון אזור ישיבה, הרשאות כניסה, ימי השתתפות בכנס, מסלול נבחר עוד.
- עיצוב תגים שונים לסוגי משתתפים שונים מאפשר לתגים של מציג אומרצה להראות שונה מתג מבקר.
- QR CODE על תג הזיהוי.
- QR CODE על תג משתתפף מאפשר למשתתפים להחליף בינהם פרטים במהירות בקלות.
נטוורקינג ותאום פגישות בין משתתפים
עידוד יצירת קשרים בין המשתתפים בכנס, החלפת הודעות ותאום פגישות אישיות בן משתתפי הכנס.
- איתור משתתפים אחרים ויצירת קשרים עסקיים בכנס.
- מאפשר להמשתתפים למצוא משתתיפ אחרים בכנס . לשלוח הודעות טקסט ותמונות בין משתתפים בכנס.
- חשיפת מציגים
- חשיפת מציגים בצורה בולטת ברשימת המשתתפים. אפשרות למבקרים לתאם פגישות מראש עם מציגים ומציגים להפיק יותר מהשתתפות בכנס.
- שליטה על מקומות מפגש ושעות
- אפשרות קביעת פגישות בין משתתפים במקומות מוגדרים ע"י מארגן הכנס או במקומות אחרים.
- בעלות על הנתונים
- שליטה מלאה ובעלות על רשימת המשתתפים למארגן הכנס. לדוגמא המארגן יכול בכל זמן יכול למחוק משתתפים ולאו למנוע מהם כניסה למערכת. בנוסף המארגן יכול לאפשר גישה למערכת רק למי שנרשם לכנס.
- תמיכה בשפות
- תמיכה באנגלית, עברית ושפות אחרות
- תזכורות לפני פגישות.
- משלוח אוטומטי של תזכורות לפני פגישות ואפשרות להוריד פגישות ליומן אוטלוק.
- ניהול ושליטה למארגן הכנס
- ממשק ניהול אחורי המאפשר לנהל את המערכת ולראות את מצ הפגישות בכל רגע. לצפות בדוחות, ליצא נתונים , לקבוע ללבטל פגישות.
- שליטה על הרשאות
- לפי סוגי משתתפים מאפשר לכם לקבוע איזה פעולות כל סוג משתתף (משתתף רגיל, מרצה, מציג) יכול לעשות במערכת.
מציגים
שיפור תהליך העברת פרטי המשתתף למציג בזמן ביקור בביתן המציג.
- קבלת פרטי הקשר של המשתתף מייד על מסך המציג.
- אפשרות להזין פרטים נוספים והערות ע"י המציג ולהוריד קובץ לידים.
- זול ופשוט לתפעול.
ניהול ואיסוף תקצירים
איסוף תקצירים, סיקור תקצירים על ידי הועדה המקצועית, תכנון לוח הזמנים של הכנס ויצירת ספר תקצירים של הכנס.
- שליטה על טופס הגשת תקצירים
- קביעת מספר מילים מקסמלי בתקציר ושליטה על האפשרות של המגיש להוסיף סימנים מיוחדים ותמונות בגוף התקצירץ
- ניהול תהליך סיקור התקצירם
- שליטה על הפרמטרים לפיהם יוערכו התקצירים ע"י הסוקרים וחישוב הציוב המשוקלל של כל תקציר.
- קבלה, דחיפה החלפת נושא תקציר שהוגש.
- בניית תוכנית כנס.
- מושבים הרצאות ותקצירים.
- פרסום ספר תקצירים
- יצוא ספר תקצירים בפורמט וורד הכוללים אידקסים ותוכנית המקושרים לעמוד התקציר עצמו.