ניהול תקצירים באיוונטאקט - מערכת חכמה לניהול תקצירים בכנסים ואירועים

ניהול תקצירים הוא אחד המרכיבים המרכזיים בכל כנס מקצועי או אקדמי, במיוחד בכנסים מדעיים, רפואיים וארגוניים, שבהם נדרש תהליך מסודר שלCall For Abstracts, שיפוט תקצירים וניהול תוכן אקדמי. זהו התהליך שמחבר בין הידע, האנשים והאג׳נדה – וכאשר הוא מנוהל נכון, הוא חוסך זמן יקר למארגנים ומשפר משמעותית את החוויה של מגישים, שופטים ומשתתפים. מערכת ניהול התקצירים של איוונטאקט נבנתה כדי ללוות אתכם לאורך כל הדרך מפרסום קול קורא, דרך שיפוט והערכה חכמה, ועד פרסום התכנים באג׳נדה הדיגיטלית, באתר ובאפליקציית האירוע.

מערכת אחת – תהליך שלם

המערכת גמישה ומודולרית, ומאפשרת התאמה מלאה לאופי הכנס, לגודל הוועדה ולסוגי התכנים. כל שלב בתהליך ניתן להגדרה.

תפקידי משתמשים

• מארגני הכנס - מגדירים את מבנה התקצירים, תחומי העניין, לוחות הזמנים וכללי השיפוט.
• מגישי תקצירים - מגישים הצעות בצורה מובנית, עם הנחיות מדויקות.
• שופטים וחברי ועדה - מעריכים, מדרגים ומסייעים בקבלת החלטות.

קול קורא להגשת תקצירים - מערכת ניהול תקצירים פשוטה למגישים וחכמה למארגנים

שלב ההגשה מתבצע באמצעות טופס מקוון שנבנה באיוונטאקט, כאשר המערכת מציעה טופס ברירת מחדל, הניתן לעריכה והתאמה.

הטופס מותאם בדיוק לדרישות הכנס, וכולל שדות ייעודיים לניהול תקצירים.

בין היתר, ניתן להגדיר:

• פרטי מחברים ומוסדות
• טקסט תקציר מובנה וברור
• בחירת נושא ותת נושא לניתוב אוטומטי לשופטים המתאימים
• סוג הצגה: הרצאה, פאנל, פוסטר או כל פורמט אחר
• שדות מותאמים אישית בהתאם לצרכי האירוע

התוצאה: תהליך הגשה ברור למגישים ונתונים מסודרים למארגנים.

שיפוט והערכת תקצירים – שליטה מלאה, שקיפות ותהליך מבוסס קריטריונים

לאחר סגירת ההגשות, מתחיל שלב השיפוט (או הסיקור). המערכת מאפשרת ניהול מדויק של צוות השופטים, כולל הגדרת חברי ועדה וקבלת החלטות סופיות.

הקצאת תקצירים

ניתן להקצות תקצירים לשופטים בשלוש דרכים:

• הקצאה ידנית לפי שיקול דעת
• הקצאה אוטומטית חכמה על בסיס תחומי מומחיות
• שילוב בין השתיים, בהתאם לאופי הכנס

המערכת דואגת לאיזון עומסים, למניעת הצפה של שופטים, ולהתאמה מיטבית בין תוכן למומחה.

חוויית שיפוט מתקדמת

השופטים עובדים דרך פורטל ייעודי ומאובטח, שבו הם יכולים:

• לדרג תקצירים בציון מספרי או לפי קריטריונים
• להוסיף הערות פנימיות או משוב למחברים
• לבקש תיקונים והגשה מחדש
• לתקשר עם שופטים אחרים או עם הוועדה

כל ההגדרות – כולל חשיפת פרטי מחברים והשפעת הציונים על ההחלטה – נמצאות בשליטת המארגנים.

קבלת החלטות בניהול תקצירים – מבוססת נתונים וציוני שופטים

עם סיום השיפוט, איוונטאקט מרכזת את כל הנתונים במקום אחד: ציונים ממוצעים, חוות דעת והערות.

כך יכולים יושבי הראש וחברי הוועדה לקבל החלטות מושכלות, שקופות ומהירות.

לכל תקציר נקבע סטטוס סופי:

• מאושר
• נדחה
• או שינוי סוג ההצגה

מניהול תקצירים לבניית אג׳נדה דיגיטלית

ברגע שהתקצירים מאושרים, הם הופכים לחלק בלתי נפרד מהאג׳נדה של האירוע.

בניית אג׳נדה חכמה

• יצירת מושבים והרצאות במבנה היררכי ברור
• תמיכה בכנסים מרובי ימים ובאולמות מקבילים
• שילוב אוטומטי של תקצירים ומרצים
• ניהול חסויות ולוגואים בתוך הלו״ז

חוויית משתתף

האג׳נדה הדיגיטלית זמינה באתר, באפליקציה ובמסכי הכנס, וכוללת:

• אג׳נדה אישית לכל משתתף
• הרחבת מושבים לצפייה בפרטי התוכן
• חיפוש וסינון לפי נושא, אולם או מרצה
• תצוגה דינמית של ההרצאה הנוכחית והבאה

ניהול פוסטרים ופוסטרים אלקטרוניים בכנסים - מהגשה ועד תצוגה דיגיטלית

פוסטרים שאושרו מנוהלים בתהליך ייעודי:

• המגיש מקבל הרשאה אוטומטית להעלאה
• העלאה דרך קישור מאובטח והתחברות למערכת
• תמיכה בקבצי PDF ותמונות

הפוסטרים האלקטרוניים זמינים לצפייה:

• בעמדות ייעודיות באתר הכנס
• באתר האירוע
• באפליקציית איוונטאקט

סיכום – מערכת ניהול תקצירים מתקדמת לכנסים ואירועים

מערכת ניהול התקצירים של איוונטאקט הופכת תהליך מורכב למשהו ברור, יעיל ונוח לניהול. היא משלבת בין גמישות תפעולית, קבלת החלטות מבוססת נתונים וחוויית משתמש מצוינת – לכל המעורבים בתהליך. התוצאה היא כנס מאורגן יותר, תוכן איכותי יותר וחוויה מקצועית שמתחילה הרבה לפני היום הראשון של האירוע – ונשארת גם אחריו.