רישום משתתפים לכנס - שלבי עבודה

1. הודעה ראשונה - Save the date

לאחר קבלת החלטה על מועד הכנס יש ליידע את המשתתפים הפוטנציאליים במהירות האפשרית בכדי שיוכלו לשריין את תאריך הכנס ביומנם. כבר בשלב זה רצוי להעמיד עמוד מידע בסיסי באינטרנט ולהוסיף את הכנס למדריכי כנסים באינטרנט. אתר knasim.com של איוונטאקט מאפשר למארגן הכנס ליצור עמוד מידע בקלות וללא תשלום ולקבל לינק קל להקלדה, קצר וידידותי.

2. קריאה להגשת תקצירים – Call for abstracts

כנסים הפתוחים לקבלת הרצאות של משתתפים, מפרסמים קריאה להגשת תקצירים. בשלב הזה נהוג לפרסם קריאה למשתתפים פוטנציאליים ולשלוח הצעות להרצאות או לפוסטרים אשר יוצגו בכנס יחד עם תאריך אחרון להגשת ההצעות ועם רשימת נושאים. את התקצירים לכנס מגישים דרך אתר האינטרנט, באמצעות המערכת.

3. פרסום לוח זמנים ומידע נוסף

בכדי לאפשר למשתתפים הפוטנציאליים להחליט האם הם מעוניינים להשתתף בכנס, מומלץ לפרסם מידע מפורט ככל שניתן אודות הכנס. ברב הכנסים, לוח הזמנים ורשימת המרצים הם העמודים הנצפים ביותר.

כנסים מסוימים נהנים ממוניטין אשר הושג במשך השנים ויכולים למשוך אנשים גם ללא פרסום מידע מפורט, אך ברב המקרים רשימת המרצים והתכנים בכנס הם קריטריון מרכזי בהחלטתו של המוזמן להשתתף בכנס.

בכנסים קטנים יותר ניתן להסתפק בעמוד מידע כללי ולוח זמנים.

בכנסים גדולים וממותגים מקובל להקים אתר כנס יעודי אשר כולל מידע מקיף על הכנס, לוח זמנים מפורט, מידע על המרצים והמציגים, נותני חסות ואפשרויות נטוורקינג בין משתתפי הכנס.

4. פתיחת רישום לכנס

רישום באינטרנט הוא הזול והיעיל ביותר. אין היום כנס אשר לא מאפשר רישום באינטרנט.

כאשר נדרש גם רישום טלפוני, ניתן להוסיף מספר טלפון ותיבה קולית או מענה אנושי באמצעות מוקד רישום יעודי.

כאשר נדרש תשלום לכנס, יש לדאוג שמערכת הרישום תאפשר הזנת פרטי כרטיס אשראי והפקת חשבוניות וקבלות למשתתפים.

5. פרסום וקידום מכירות

בשלב שלאחר פתיחת הרישום, ניתן להתחיל במסע פרסום וקידום המכירות של הכנס. במקרים רבים פרסום הכנס באינטרנט מספק את יחס עלות-התועלת הטוב ביותר, אך אינו מספיק לבניית תדמית לכנס חדש. פרסום בעיתונות יקר יותר אך מאפשר ליצור תדמית גדולה לארוע.

 6. קבלת המשתתפים ביום הכנסה

יש להיערך להנפקת תגים למשתתפים אשר נרשמו מראש ולרישום של משתתפים חדשים בכניסה לארוע באמצעות עמדות רישום ממוחשבות להפקת תגי זיהוי .