ספטמבר 9, 2022 | 11 דקות קריאה
לאחר קבלת החלטה על מועד הכנס יש ליידע את המשתתפים הפוטנציאליים במהירות האפשרית בכדי שיוכלו לשריין את תאריך הכנס ביומן.
מאפשר למארגני הכנס ליצור עמוד מידע בקלות וללא תשלום ולקבל לינק קל להקלדה, קצר וידידותי. עמוד הכנסים של איוונטאקט כבר בשלב זה רצוי להעמיד עמוד מידע בסיסי באינטרנט ולהוסיף את הכנס למדריכי כנסים באינטרנט.
כנסים הפתוחים לקבלת הרצאות של משתתפים, יפתחו לרב עם קול קורא להגשת תקצירים. בשלב הזה נהוג לפרסם קריאה למשתתפים פוטנציאליים לשלוח הצעות להרצאות או לפוסטרים אשר יוצגו בכנס יחד עם תאריך אחרון להגשת ההצעות ועם רשימת נושאים רלוונטיים. את התקצירים לכנס מגישים דרך מערכת ייעוית אשר הכניסה אליה תופיע לרב באתר הכנס.
על מנת לאפשר למשתתפים הפוטנציאליים להחליט האם הם מעוניינים להשתתף בכנס, מומלץ לפרסם מידע מפורט ככל שניתן אודות הכנס. ברב הכנסים, לוח הזמנים ורשימת המרצים הם העמודים הנצפים ביותר.
כנסים מסוימים נהנים ממוניטין אשר הושג במשך השנים ויכולים למשוך אנשים גם ללא פרסום מידע מפורט, אך ברב המקרים רשימת המרצים והתכנים בכנס הם קריטריון מרכזי בהחלטתו של המוזמן להשתתף בכנס. בכנסים קטנים יותר ניתן להסתפק בעמוד מידע כללי ולוח זמנים.
בכנסים גדולים וממותגים מקובל להקים אתר כנס יעודי אשר כולל מידע מקיף על הכנס, לוח זמנים מפורט, מידע על המרצים והמציגים, נותני חסות ואפשרויות נטוורקינג בין משתתפי הכנס.
רישום באינטרנט הוא הזול והיעיל ביותר. אין היום כנס אשר לא מאפשר רישום באינטרנט.
כאשר נדרש גם רישום טלפוני, ניתן להוסיף מספר טלפון ותיבה קולית או מענה אנושי באמצעות מוקד רישום יעודי.
כאשר נדרש תשלום לכנס, יש לדאוג שמערכת הרישום תאפשר הזנת פרטי כרטיס אשראי והפקת חשבוניות וקבלות למשתתפים.
בשלב שאשר לאחר פתיחת הרישום, ניתן להתחיל במסע פרסום וקידום המכירות של הכנס. במקרים רבים פרסום הכנס באינטרנט מספק את יחס עלות - התועלת הטוב ביותר, אך אינו מספיק לבניית תדמית לכנס חדש. פרסום בעיתונות יקר יותר אך מאפשר ליצור תדמית גדולה לארוע.
יש להיערך להנפקת תגים למשתתפים אשר נרשמו מראש ולרישום של משתתפים חדשים בכניסה לארוע באמצעות עמדות רישום ממוחשבות להפקת תגי זיהוי.