הדפסת תגים לכנסים

ההחלטה האם להדפיס את תגי המשתתפים מראש או להעמיד עמדות רישום והדפסת תג במקום, משתנה בהתאם לאופי וגודל האירוע וגם בהתאם לשיקולי תקציב. עמדות רישום והדפסת תג במקום, מאפשרות קליטה מהירה יותר של המשתתפים מאשר איתור תג המשתתף שלהם בתגים אשר הודפו מראש – בעיקר במספר רב של משתתפים. בנוסף, הדפסה במקום מאפשרת גמישות גם בקליטת נרשמים חדשים, בתיקונים או השלמת פרטים של נרשמים או כל צורך אחר שצץ בכניסה לכנס. ברב המקרים, כדאי לפצל בין עמדות רישום למי שנרשמו מראש – ורוצים להכנס לכנס ללא עיכוב לבין עמדות – מאויישות או ברשות עצמי – לנרשמים חדשים לצורך הרשמה וגם רכישת כרטיס במקום.

הדפסה מראש בדרך כלל תתאים באירוע קטן, כאשר מדובר ברשימה ידועה מראש של נרשמים ללא צורך בשינויים במקום. כדאי לקחת בחשבון שבמצב כזה, עדיין יכול להיות "בזבוז" מסוים, בהדפסת תג לנרשם אשר בסופו של דבר לא הגיע לאירוע.

עמדות שרות עצמי ידידותיות למשתמשים ומתקבלות בברכה על יד משתתפים בכנסים. עמדות רישום עצמי מאפשרות רישום של משתתפים חדשים ותשלום מבלי ליצור עומס על צוות הרישום. בדרך כלל, בכנס הכולל עד 120 משתתפים, יעמידו עמדת רישום אחת ולכן כדאי שהיא תהיה מאויישת ותאפשר מציאת פתרונות וגמישות בזמן אמת. בכנס גדול יותר שבו מעמידים 2 עמדות רישום או יותר, אחת העמדות יכולה להיות עמדת רישום בשרות עצמי.

תכונות עיקריות של עמדות רישום והדפסת תגים לכנסים

• זיהוי מהיר של מוזמנים על פי שם, חברה, קוד רישום או סריקת בר-קוד.
• הדפסה מהירה של תגי זיהוי.
• דוחות בזמן הכנס ולאחר הכנס הכוללים את מספר המוזמנים שהגיעו, מי שלא הגיעו, נרשמים חדשים במקום.
• הדפסת QRCODE ובר-קוד לטובת איסוף לידים ובקרת כניסה להרצאות.

באמצעות תוכנת עמדות הרישום Arrival ניתן לאתר משתתפים הדורשים תשומת לב מיוחדת מבלי להכביד על כלל המשתתפים. הטיפול בבעיות הקשורות באישורים, תשלומים, תכתובות קודמות נעשה ביעילות שמאפשרת כניסתו של כל משתתף במהירות תוך מתן יחס אדיב ומקצועי.

כל כניסה מתועדת כך שניתן לקבל מידע לגבי נוכחות מרצים ואורחי VIP, וזמני שיא. מידע זה מסייע לבצע התאמות בלוח הזמנים. בנוסף ניתן לקבל מידע שותף ומדויק על מספר המשתתפים שהגיעו בכל רגע נתון, נתונים סטטיסטים,ובמקרה הצורך שיבוץ לשוחלנות.

אנו מיחסים משמעות רבה לאיכות צוות דיילות הרישום. צוות הרישום שלנו מתורגל בהתמודדות עם בעיות ובקשות מיוחדות ומבטיח טיפול מכובד, סובלני ומהיר לכל אורח.

בכנסים מורכבים וגדולים יש לעיתים דרישות מיוחדות – פיזור עמדות רישום באתרים השונים בסנכרון מלא ומידי בינהן, מספר גדול של עמדות רישום ושינויים עד הרגע האחרון. הצוות הטכני שלנו כולל כח אדם מקצועי ומנוסה , ציוד רב ויכולת לתפור פתרונות גמישים לצרכים מיוחדים במהירות.

• קוראי ברקוד – מאפשרים קליטה מהירה של הנרשמים באמצעות קריאת אישור ההרשמה שהודפס מבעוד מועד ע"י המשתתף.
• עמדות צילום – אופציה לשילוב תמונה של המשתתף על גבי תג הכנס, לצורך זיהוי ודאי של כל נרשם. צילום התמונה והדפסתה נעשות בעמדות הרישום, בזמן הכניסה לאירוע.
• עמדת חיוב כרטיסי אשראי – תוספת לעמדת הרישום המאפשרת חיוב כרטיסי אשראי במקום. הוצאת ספח לחתימת הנרשם המהווה אסמכתא לביצוע החיוב.
• הדפסת ברקוד לזיהוי הנרשם במתחם האירוע – מאפשר ניהול ומעקב משתתפים בהרצאות ובפיצולים השונים באמצעות עמדת קוראי ברקוד המוצבת בכניסה לאולם.