ניהול תקצירים

המערכת מאפשרת לנהל את תהליך  קבלת התקצירים ובניית תוכנית הכנס.  אחרי הגדרת המערכת שכוללת התאמת טופס הגשת התקציר לדרישות הכנס. משתתפי הכנס מוזמנים להגיש תקצירים דרך המערכת. מזכירות הכינוס מעבירה את התקצירים שהתקבלו לסיקור ע"י סוקרים . הסוקרים נכנסים למערכת דרך ממשק סיקור. נותנים ציונים לתקצירים שהועברו לבדיקתם. יו"ר הכינוס והמזכירות עוקבים אחרי התקמות עבודתם הסיקור דרך המערכת. יו"ר הככנוס מחליט עם לקבל את התקציר הרצאה, פוסטר או לדחות את התקציר. לאחר מכן דרך המערכת מזכירות הכניוס ויו"ר בונים את תוכנית הכנס ע"י הגדרה של מושבים, הרצאות ושיבוץ תקצירים למושבים.

בכל רגע ניתן להפיק תוכנית וספר תקצירם בפורמטים להצגה באתר הכנס או להורדה ומהשך טיפול בפורמט וורד.

המערכת היא חלק מתוכנת איוונט אקט לניהול כנסים EMS.

תהליך קבלת תקצירים ופרסום ספר תקצירים

שלב א' – הגשה ואיסוף התקצירים

  • איסוף - איסוף התקצירים מתבצע באמצעות טופס הגשת תקצירים ידידותי באינטרנט אשר מבטיח כי התקצירים יוגשו בהתאם לכללים ולמגבלות שנקבעו ע"י יו"ר הכנס.

שלב ב' - סיקור

  • בעזרת ממשק המערכת משבצים את התקצירים לסוקרים בהתאם לנושא התקציר, מספר הבודקים הרצוי לכל תקציר ומספר התקצירים המקסימאלי לכל בודק.
  • באמצעות ממשק הסיקור, כל סוקר יכול לבדוק את התקצירים המיועדים לו ולמלא טופס סיקור מקוון המוגדר מראש בהתאם להנחיות יו"ר הכנס.
  • החלטה - המערכת מחשבת את הציון הממוצע של כל תקציר בהתאם להגדרת המשקל לכל שאלה בטופס הסיקור ומאפשרת לבחור את התקצירים שיכללו בכינוס. בשלב זה משתמשים בטופס לועדת הכנס להערכה סופית של התקצירים.

שלב ג' - בניית תוכנית וספר תקצירים

  • תכנון לוח הזמנים - באמצעות המערכת ניתן להגדיר את ימי הכנס, הרצאות, אולמות הכנס, המסלולים והמושבים בכנס.
  • שיבוץ - את התקצירים אשר נבחרו משבצים למושבים בכנס ומושבי פוסטרים.
  • הפקת ספר תקצירים - המערכת מייצרת את ספר התקצירים, תוכנית הכנס ואינדקס מחברים בפורמט WORD/PDF או ב-HTML לצפייה באינטרנט.

מה כוללת תוכנת ניהול תקצירים?

הגשת תקצירים

  • טופס הגשת תקצירים ידידותי המקושר לאתר הכנס.
  • אכיפת כללי הגשת תקצירים – הכנסת כל הפרטים הדרושים, הגבלת מספר מילים מקסימאלי לתקציר, הקפדה על מילוי הפרטים המלאים של כל הכותבים ושל כל המוסדות.
  • כל מגיש חשבון אישי דרכו הוא יכול להגיש תקצירים ולעדכן תקצירים שהוגשו (עד לתאריך אחרון לעדכון אשר הוגדר במערכת).
  • אין הגבלה על מספר התקצירים בכינוס.
  • משלוח אישור הגשה ועדכון הגשה אוטומטי בדואר אלקטרוני.

סיקור

  • קישור תקצירים לסוקרים, הגדרת מספר סוקרים לכל תקציר.
  • הגדרת שאלון לסוקרים – מספר לא מוגבל של שאלות, הגדרת משקל לכל שאלה, חישוב ציון משוקלל לכל סיקור וציון ממוצע משוקלל לכל תקציר.
  • ממשק סיקור אינטרנטי – מאפשר לבודקים לקרוא ולבדוק את התקצירים מכל מקום ובקלות.
  • ממשק אינטרנטי לוועדת הכנס המחליטה אילו תקצירים התקבלו ואילו תקצירים נדחו.
  • משלוח הודעות דואר אלקטרוני אוטומטיות לתקצירים אשר התקבלו לכנס.

ניהול

  • עריכת תקצירים אשר הוגשו.
  • שליטה ובקרה על תהליך הסיקור.
  • ממשק לתכנון לוח הזמנים, בניית ימי הכנס, מסלולים ומושבים.
  • שיבוץ תקצירים למושבים.
  • שיבוץ פוסטרים – תמיכה בתצוגת פוסטרים שונה לכל יום.
  • הפקת דוחות מתקדמים.
  • הורדת נתונים לEXCEL, WORD או PDF.
  • שליחת הודעות דואר אלקטרוני אוטומטיות לסוקרים ולמגישי התקצירים.
  • פרסום ספר תקצירים.
  • יצירה אוטומטית של ספר תקצירים בפורמט וורד,PDF ו-HTML.
  • יצירה אוטומטית של ספר תקצירים בפורמט WORD/PDF או ב-HTML לצפייה באינטרנט.
  • יצירת אינדקס מחברים עם הפניה למספר העמוד בספר התקצירים.
  • פרסום ספר התקצירים באתר הכנס בפורמט ידידותי.
  • פרסום מחדש של ספר תקצירים לאחר שינוי לוח הזמנים, הוספת או הורדת תקציר בקלות.

שאלות ותשובות

האם אפשר להגביל את מספר המילים בתקציר?
כן. ניתן לקבו מספר מילים מקסמלי. במקרה ומגיש התקציר יכניס מספר מילים רב יותר תוצג התראה והמגיש ידרש לקצר את התקציר לפי מעבר שלב הבא
אנחנו צריכים מידע נוסף על כל תקציר שאינו סטנדרטי. האם אפשר להוסיף שדות בטופס הגשת התקצירים?
כן. אפשר להוסיף שדות לטופס הגשת התקצירים.
האם אפשר לשלוח תקציר להערכה של יותר מסוקר אחד?
אין מגבלה על מספר הסוקרים שיכולים להעריך תקציר מסוים. מזכירות הכינוס מחלקת את התקצירים בין הסוקרים. המערכת תחשב ציון משוקלל לכל סיקרה וכן ציון ממוצע כולל של כל הסקירות.
האם אפשר לקבוע לסוקרים כיצד לבדוק כל תקציר?
ניתן לקבוע קריטריונים לבדיקת התקצירים ואת משקל כל קרטריון בציון הסופי.