תאריך: 04/07/2017

נכתב ע"י: איוונטאקט



אירגון כינוס -  חלוקת תפקידים


כנסים תורמים להתפתחות מקצועית של המשתתפים והינם הזדמנות לפיתוח קשרים מקצועיים עם עמיתים. אירגון כינוס כולל מספר מרכיבים:

  1. תוכנית  מקצועית - ממוקדת בקהל המטרה של הכנס
  2. סמינרים מיוחדים וסדנאות
  3. מפגשים פורמאליים ולא פורמאליים
  4. תערוכה, יריד מקצועי
  5. ארועים חברתיים

מבנה הכנס

יום אחד, או מספר ימים.
מצגות, פאנלים, פוסטרים.
אינטראקציה בין המשתתפים לבין המרצים – שאלות ותשובות או סדנאות.

כנס מדעי כולל בדרך כלל מרצים מוזמנים, ביקורת עמיתים, סדנאות.

כנס מקומי, כנס אזורי או כנס בינלאומי

כנס בינלאומי כולל מרצים ממספר אזורים בעולם (צפון אמריקה, אירופה, אמריקה הלטינית, אסיה).
כנס אזורי כולל מרצים ממספר מדינות באזור הכנס.

חלוקת תפקידים באירגון כנס

אירגון כנס הוא משימה גדולה.
כדי ליצור שיתוף פעולה מוצלח בין כל השותפים חשוב להבין ולהגדיר את התפקיד ואת תחומי האחריות של כל אחד מהשותפים לארגון הכנס.

מומלץ לעשות הפרדה בין תפקידי כבוד לבין תפקידים ביצועיים.

הועדה המארגת של הכינוס - ראשית יש לקבוע ועדה מארגנת. חברי הועדה בדרך כלל עובדים בהתנדבות. הועדה תקבע אם הכנס יאורגן על ידי מארגן כינוסים מקצועי. אם אין למארגן צוות מנוסה בניהול כנסים מומלץ לשכור מארגן כינוסים מקצועי בעל הכישורים והניסיון הדרושים.

בכנס גדול רצוי לחלק את האחריות של הועדה המארגנת לתת-ועדות:
ועדת תוכנית, ועדת כספים, ועדת חסויות, ועדת שיווק, ועדת ארועים חברתיים.

אם הכנס כולל יותר משלושה מרכיבים רצוי למנות גם ועדה מנהלת. הועדה המנהלת אחראית לתאום בין הועדה המארגנת לבין המארגן בפועל בכל הנושאים התפעוליים, לפקח ולאשר את כל הפעולות.

אחריות הועדה המנהלת של הכינוס

ניהול כולל של הכינוס.
תאום בין הועדה המארגנת לבין המארגנים בפועל.
קביעת תקציב וגיוס כספים.
נושאים ותוכנית מקצועית.
אישור מרצים.

אחריות הועדה המארגנת של הכינוס

נושאים ותוכנית מקצועית
רישום וטיפול במשתתפים
איתור והזמנת מרצים.
ניהול התקציב.
פיתוח רשימת נותני חסויות.
שיווק ויחסי ציבור.
מיתוג ופיתוח חומרים שיווקים.
אירגון וניהול התערוכה המלווה.
אירגון וניהול ארועים חברתיים.
לוגיסטיקה.
ניהול היחסים עם נותני החסות והמציגים.
שכירת מקום לכינוס, מלונות וספקים אחרים.
תפעול הכינוס בשטח.

תפקיד מארגן הכנס בפועל

ניהול תקציב הכינוס ותזרים המזומנים.
הקמה וניהול אתר אינטרנט לכינוס.
רישום וטיפול במשתתפים.
ניהול רשימות תפוצה.
תוכנית שיווק ועידוד הרשמה.
תוכנית מדיה.
הצעות לנותני חסויות.
שכירת מקום לכינוס ומלונות.
טיפול בפועל בנותני החסות ומציגים בתערוכה.
תאום התוכנית המקצועית וטיפול במרצים.
שכירת ציוד אור-קולי לכינוס.
תפעול הארוע בשטח.
הפעלת מזכירות הכינוס.