ניהול תקצירים באיוונטאקט - מערכת חכמה לניהול תקצירים בכנסים ואירועים

ניהול תקצירים: איסוף, שיפוט ופרסום תקצירים

מאמר זה מציג סקירה פונקציונלית של מערכת ניהול התקצירים של איוונטאקט כולל הגדרת המערכת, תפקידי המשתמשים ותהליך העבודה מקצה לקצה מרגע פרסום קול קורא ועד לקבלת החלטה סופית והצגת תכנית הכנס.

• קול קורא והגשת תקצירים |
• תהליך שיפוט והערכה |
• ריכוז תוצאות |
• בניית אג'נדה |
• ניהול פוסטרים ופוסטרים אלקטרוניים

סקירת המערכת ותפקידי משתמשים

המערכת גמישה ומאפשרת למארגנים להתאים את התהליך וההגדרות לצרכים הייחודיים של כל אירוע.

מארגן הכנס / האירוע
מנהל הכנס המגדיר את מבנה התקצירים, הנושאים, לוחות הזמנים והכללים לתהליך השיפוט.

מגיש תקציר / מאמר
משתתף המגיש הצעה או מאמר לצורך בחינה ואישור.

שופט (סוקר)
מי שממונים לביצוע הערכת התקצירים - מעניקים ציונים או משוב כתוב בהתאם לקריטריונים שהוגדרו על ידי המארגנים.

הגשת תקצירים

טופס הגשת תקצירים

שלב ההגשה מתבצע באמצעות טופס מקוון.

טופס ההגשה

הטופס כולל שדות ייעודיים ומובנים, שתוכננו במיוחד לניהול תקצירים. למארגנים ניתנת שליטה מלאה על שדות חובה ושדות רשות. הרכיבים המרכזיים בטופס ההגשה כוללים:

• מחברים ומוסדות: שדות ייעודיים למחבר ראשי, מחברים שותפים והמוסדות אליהם הם משתייכים.
• טקסט התקציר: אזור מובנה להזנת גוף התקציר, כולל אפשרות להגבלת תווים.
• בחירת נושא: שלב חובה בו המגיש בוחר נושא ראשי (אופציונאלי תת נושא), לצורך שיוך התקציר לשופטים הרלוונטיים.
• סוג הצגה: בחירת פורמט (הרצאה, פאנל, פוסטר או פורמטים מותאמים אישית).
• שדות מותאמים אישית: כל מידע נוסף שהארגון דורש עבור האירוע הספציפי.

תהליך השיפוט וההערכה

תהליך השיפוט מתחיל לאחר סגירת חלון ההגשה והקצאת התקצירים לשופטים.

הוספת שופטים

כדי להוסיף שופטים, יש להיכנס ל – Reviewers & Committee Members ללחוץ על Edit לבחור Add Reviewer ולמלא את הפרטים הנדרשים.
ניתן גם להגדיר חברי ועדה שיהיו אחראים על קבלת ההחלטה הסופית – אישור או דחייה של תקציר.
טיפ: להסרת שופט, בחרו אותו מהרשימה ולחצו על שלוש הנקודות לצד כפתור Edit.

שליחת קישור התחברות לשופטים

את ההודעה לסוקרים יש ליצור תחת Reviewer Messages ולשלב בה את הטוקן {Reviewer.LoginLink} אשר ייצור לכל שופט קישור התחברות אישי.
לאחר מכן, עברו לרשימת השופטים, סמנו את השופטים הרלוונטיים (או את כולם) ושלחו את ההודעה דרך Bulk Actions.

שיוך תקצירים לסוקרים

ניתן לשייך תקצירים לשיפוט בצורה ידנית, אוטומטית, או בשילוב:

• שיוך ידני: בחירת תקצירים ספציפיים והקצאתם לשופט / שופטים מסוימים.
• הקצאה אוטומטית: שיוך חכם על בסיס התאמת תחומי מומחיות בין השופט לנושא התקציר, הגבלת מספר תקצירים לשופט, ואיזון עומסים בין כלל חברי צוות השיפוט.

הגדרת פורטל הסיקור

ניתן להגדיר את המידע והאפשרויות הזמינות לשופטים (Reviews > General Settings):

• קביעה האם שופטים רואים את פרטי המחברים
• האם תוצאות השיפוט קובעות קבלה או דחייה
• אפשרות לבקש תיקון והגשה מחדש מהמחבר
• הוספת הערות ליו"ר או למזכירות
• התכתבות בין שופטים בנוגע לתקציר

קיימות גם הגדרות נפרדות לחברי ועדה.
לתצוגה מקדימה של הפורטל ניתן להיכנס לפרופיל של אחד הסוקרים, לעבור ללשונית About ולבחור Login as Reviewer.
בנוסף, ניתן להוסיף שאלות שיפוט מותאמות אישית.

ניקוד ומשוב

השופטים נכנסים לפורטל מאובטח וצופים בתקצירים שהוקצו להם. ההערכה מתבצעת לפי השיטה שהוגדרה על ידי המארגן:

• ניקוד מספרי (לדוגמא 1 עד 10)
• הערכה לפי קריטריונים (כגון מקוריות, בהירות)
• הערות כתובות לוועדה או למחבר

ריכוז תוצאות וקבלת החלטות

המערכת מרכזת את כלל נתוני השיפוט לצורך קבלת החלטות סופיות.

• תצוגת נתונים: רשימת כל התקצירים עם ציונים ממוצעים והערות שופטים
• החלטה סופית: קביעה של סטטוס – מאושר, נדחה, או שינוי סוג הצגה

בניית אג'נדה

לאחר אישור התקצירים תוכלו להשתמש באיוונטאקט לבנות ולפרסם את תכנית הכנס.

יכולות בניית אג'נדה

• מבנה היררכי של מושבים והרצאות
• תמיכה מלאה באירועים רב־יומיים ובמספר אולמות במקביל
• שילוב אוטומטי של תקצירים מאושרים ופרופילי מרצים
• ניהול והצגת לוגואים של נותני חסות

אפשרויות תצוגה

האג'נדה המפורסמת היא אינטראקטיבית ומיועדת לשימוש המשתתפים:

• בניית אג'נדה אישית
• הרחבת מושבים לצפייה בפרטי ההרצאה והמרצים
• חיפוש וסינון לפי נושא, אולם או תוכן

תמיכה בתצוגה פיזית באתר האירוע

• מסכים ייעודיים לכל אולם
• עדכון דינמי של הרצאה נוכחית וההרצאה הבאה בזמן אמת

ניהול פוסטרים ופוסטרים אלקטרוניים

פוסטרים שאושרו עוברים תהליך ייעודי של העלאה והצגה דיגיטלית.

אישור והרשאות

עם אישור פוסטר, המערכת מעניקה למגיש הרשאת e-poster המאפשרת העלאת קבצים.

העלאה ואימות

• קישור פרטי ומאובטח למגיש
• התחברות למערכת לצורך אימות
• העלאת קובץ בפורמטים שונים

אפשרויות תצוגה של E-Posters

• ממשק ייעודי לצפייה באתר האירוע
• שילוב באתר הכנס
• צפייה ישירה באפליקציית Eventact

סיכום

מערכת ניהול התקצירים של Eventact מספקת פתרון מקיף לניהול תכנים אקדמיים ומקצועיים – משלב הקול הקורא ועד טפסי הגשה מובנים, דרך שיפוט והערכה, ועד קבלת החלטות מבוססת נתונים ובניית אג'נדה. עם כלים מובנים לניהול לו"ז, פרסום אג'נדה דיגיטלית וניהול פוסטרים באתר, באפליקציה ובשטח, המערכת מאפשרת למארגנים לנהל תהליך תקצירים שקוף, יעיל וסקיילבילי – ולספק חוויה חלקה למגישים, לשופטים ולמשתתפים כאחד.