ספטמבר 1, 2024 | 10 דקות קריאה
לצורך יבוא פקודות יומן לתוכנת חשבשבת חלונות משתמשים באפשרות ייבוא תנועות יומן בשיטה הגמישה. להסברים על תוכנת חשבשבת, לפני יבוא כדאי ליצור קשר עם מחלקת התמיכה של חשבשבת.
Eventact תומכת בשני פורמטים של קבצי פקודות יומן חבשבת חלונות:
נכנסים ל Eventact לתפריט Payments ומשם לוחצים Export journal entries. בבפורמט הקבצים בוחרים בפורמט Hashavshevet Windows ISO או בפורמט Hashavshevet Windows לוחצים על הורדה של קובץ קייים או מיצרים קובץ חדש ע"י לחציה על הכפתור Add new export.
בנוסף יש להוריד את הקובץ movin.prm עבור חשבשבת. קובץ ה movin.prm של Eventact לא משתנה בדרך כלל, לכן אפשר להשתמש בקובץ קודם.
את שני הקבצים מעבירים למחיצה )פולדר( נגיש לתוכנת חשבשבת
בתוכנת חשבשבת:
נכסים לחברה שאליה רוצים לייבא את הנתנוים
בחלון ייבוא תנות יומן בחורים יבוא בשיטה הגמישה. ללחוץ על כפתור האטב ולבחור את המחיצה בה נשמר קובץ הפקודות שהורדנו מאיוונט אקט.
בוחרים את הקובץ שיצאנו מ Eventact. בשביל למצוא את הקובץ יש להשתמש בסייר הקבצים להגיד למחיצה בה שמור הקובץ ובנוסף צריך לשנות את הפילטר כך שיראה את הכל הקבצים במקום רק קבצים בשם movein.dat
לאחר סיום פעולות היובא חלון ההודעות מציג הודעת שגיאה או סיכום פעולות היבוא.
אם הפעולה הצליחה מתווספת פקודות יומן אחת שמכילה את כל התנועות בקובץ.
הפקודה פתוחה שנוצרת נשראת פתוחה כך שניתן לצפות או לערוך או לבטל את הפקודה לפני קליטה הסופית. בתפריט כספים -< פקודות יומן
ההבדל בין הפורמטים הוא ביצוא המטבע. בקובץ ISO קוד המטבע קוד בהתאם לתקן ISO 4217. בפורמט חשבשת רגיל המטבעות מיוצגת בהתאם לקוד המטבע כפי שמוגדרים בחשבשבת כברירת מחדל.
|
מטבע |
חשבשבת |
ISO |
|
דולר |
$ |
USD |
|
יורו |
אירו |
EUR |
|
לירה שטרלינג |
לש |
GBP |
|
שקל |
שח |
ILS |
קוד מטבע לא תקין -
קבצי פקודות היומן שנוצרו שמורים במערכת ואפשר להוריד אותם שוב ע"פ הצורך.
אפשר לשלוט על פקודות היומן ש Eventact EMS יוצרת בהתאם לצרכי הנה"ח
ממשק בין תוכנת ניהול הכנס לתוכנת הנה"ח מפאשר:
לראות בהנה"ח את מצב הגביה, התשלומים בכנס. להתאים את חשבון הבנק, והקפאות להעבירות וחיוב אשאי שהם תוצאה של רישום משתתפים לכנסים. התאמות כרטיס האשראי מדויקות וקלות יותר בזכות והעברת כל חיוב בנפרד לתוכנת הנה"ח והאפשרות לנהל קופות נפרדות לכל כרטיס אשראי. לדווח דיווחים מפורטים מתוך תוכנת הנה"ח של דוחות מע"מ הכוללים את החשבוניות שהוצאו למשתתפים הכנסים עם פרטי הלקוחות הדרושים ללא צורך בעדכונים ידניים. לטפל בברורים בצורה מהירה ופשוטה יותר בזכות האפשרות לראות בתוכנות הנה"ח פרטים מתוך תוכנות הרישום – מספר החשבונית/קבלה תאריכי הפקה מדויקית, אסמכתאות כמו מספר הרישום של המשלם ופרטי הפרויקט / האירוע. לחסוך זמן הקלדה רב למנוע טעיות שנובעות מהקלדת פרטים שגוים וחוסר ידע.
בהגדרות המיסים ברמת החברה - מע"מ לוודא שמוגדר מספר חשבון המע"מ עסקאות בנהלת החשובונת.
צריך להגדיר ב Eventact קופה לכל אמצעי תשלום (כרטיס אשראי, המחאות, העברות, מזומן). יש אפשרות להגדיר לכל אמצעי תשלום מספר קופות לפי מטבעות. לכל סוג כרטיס אשראי .(ויזה, מאסטרקארד) ניתן להגדיר קופה נפרדת. ניתן להגדיר קופות לאמצעי תשלום לפרויקט מסוים – כך לדוגמא ניתן להגדיר קופת העברות בנקאיות נפרדת עבור פרויקט מסוים. במקרה כזה קבלה על העברה בנקאית תגרום יצוא פקודות יומון שתחייב שאת קופת העברות הספציפית לפרויקט.
לכל פרויקט צריך להגידר את כרטיס ההכנסת מהפרויקט וכרטיס הלקוחות של הכנס. כרטיס ההכנסות מזוכה כאשר יוצאת חשבונית. כרטיס הלקוחות הוא לקוח כללי שמחויב כאשר יוצאת חשבונית. אם משתמשים בממשק ההפקדות אז צריך להגדיר חשבונות בנק אליהם מופקים המחאות או אשראי או קופות מעבר לאחר התאממות כרטיס אשראי.
רשימה קופות מינימלית
|
|
מספר |
הערות |
|
קופת כרטיסי אשראי |
|
קבלה על תשלום בכרטיס אשראי תחייב את הקופה. בכל סוגי כרטיסי האשראי בכל מטבע. ראו גם רשימת קופת מורחבת עם הפרדה לפי סוג כרטיס ומטבע. |
|
קופת צ'קים |
|
קבלה על המחאות בכל מטבע תחיב את הקופה |
|
קופת העברות |
|
קבלה על העברה תחייב את הקופה |
|
קופת מזומן |
|
קבלה על מזומן תחייב את הקופה |
|
קופת PayPal |
|
אם משתמשים ב PayPal. קבלה על תשלום ב PayPal תחייב את הקופה |
כרטסות נוספות
|
הכנסות כנס X |
מספר |
הוצאת חשבונית מזכה חשבון הכנסות. ניתן להגדיר חשבון הכנסות נפרדת לכל סוג הכנסה (מלוון, טיסות, דמי רישום וכו...) |
|
לקוחות כנס X |
חשבונית תחייב את החשבון. קבלה תזכה את החשבון. בדר"כ חשבון נפרד לכל כנס. |
|
|
מע"מ עסקאות |
|
|
|
חשבון בנק |
אם משתשים בממשק הפקדות. אפשרי להגדיר חשבונות בנק לפי מטבע או בבנקים שונים ללא הגבלה. |
רשימת קופות מורחבת עם הפרדה לפי סוג כרטיס ומטבע.
|
|
כרטסת שקל |
כרטסת דולר |
כרסטת אירו |
|
קופת כרטיסי אשראי ויזה |
|
|
|
|
קופת כרטיסי אשראי מאסטרקארד |
|
|
|
|
קופת כרטיסי אשראי אמקס |
|
|
|
|
קופת כרטיסי אשראי מאסטרקארד |
|
|
|
|
קופת כרטיסי אשראי ישראקרד |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
קופת צ'קים |
|
|
|
|
קופת העברות |
|
|
|
|
קופת מזומן |
|
|
|
ברמת החברה הכנסים לתפקיט Payments ולוחצים על Edit taxes. תוצג רשימת המיסים במוגדרת בחברה. לוחצים על EDIT בכל אחת מהשורות של הגדרת מעמ. בשדה Output accounting account רושמים את מספר כרטיס מע"מ עסקאות בתוכנת הנהלת החשבונות אם יש צורך לכל סוג מע"מ ניתן להגיד כרטיס מעמ עסקות שונה.
ברמת החברה הכנסים לתפקיט Payments ולוחצים Accounting Accounts.
נקבל את רשימת החשבונות. עם אפשרות לערוך פרטי כל חשבון ואפשרות להוסיף חשבון חדש.
Account type - סוג הקופה , או אמצעי התשלום. קופת אשראי תחויב כתוצאה מקבלה. ניתן להגדיר קופת אשראי אחת כללית או מספר קופות לפי סוג הכרטיס ו לפי מטבע. אם יש קופה מתאימה לסוג המטבע וסוג הכרטיס קופה זה תחויב אחרת תחויב קופת אשראי הכללית
בצורה דומה ניתן גם להגדיר קופת העברות בנקאיות, קופת צ'קים. וקופה עבור תשלומים ב PayPal.
חשבון זה יחיוב בהצאת חשבונית. אם החשבונית לא חייבית במעמ אז יחיוב החשבון שמוגדר בשדה VAT Exempt אם לא הוגדר חשבון כזה או החשבונית חייבים במעמ – אז יחויב החשבון הכללי.
חשבון הכנסות הפרויקט. חשבון זה יזוכה בהוצאת חשבונית. אם החשבונית לא חייבית במעמ אז יזוכה החשבון שמוגדר בשדה VAT Exempt. אם לא הוגדר חשבון כזה או החשבונית חייבים במעמ – אז יזוכה החשבון הכללי.
בהמךש העמוד ניתן להגדיר חשבונות ספצפית לפי סוג ההכסה. לינה, כרטיסים, טיסות וכו. אם הוגדרו חשבונות ספצפים לסוג הכנסה אז החשבונות הספיצפים יזוכו כתוצאה מחשבונית במקום זיכוי החשבון ההכנסות הכללי. לדוגמא אם יצאה חשבונית על סה"כ 1,170 שח . מתוכם 800 מלון ו 200 דמי רישום
במקרה והוגדר רק חשבונית הכסות אחד כללי הפקודה תהיה
אם הוגדר חשבון הכנסות נפרד עבור הכנסות מלון אז הפקודה תהיה
אם יוגדר אותו מספר בהגדרת של מספר החשבונות. יצוא מספר פקודות זכות לאותו חשבון. לכן בדר"כ אין טעם להגדיר להזין את אותו מספר כרטסת עובר סוגי הכנסות שונים.
לכל פרויקט ניתן להגדר קוד פרויקט לטובת הנה"ח. קוד הפרויקט נוסף לכל פקודות יומן של חשבוניתו/או קבלה בפרויקט. מעבר לכך לקוד הפרויקט אין השפעה במערכת. בנה"ם אפשר להתשמש בקוד פרויקט כאשר יש בכרטסת אחת עבור כמה כנסים ורוצים להפריד בין פקודות לפי הכנסים. או כאשר בנה"ח רוצים דוח לפי קוד פרויקט במקום לפי כרטסת מסוימת.
ברמת החברה הכנסים לתפקיט Payments ולוחצים על Export Transactions
אפשר לראות את רשימת קבצי פקודות יומן שנוצרו בעבר. ולהוריד אותם פעם נוספת. אפשר לבחור להוריד את הפקודות בכל אחד מהפורמטים התנמכים. גם אם במקור נוצר עבור פורמט אחר. ליצוא קובץ פקודות חדש – ללחוץ על ADD.
אם רוצים להפיק פקודות יומן רק עבור חלק מהמסמכים אז מגידירם את ההגדרות בהאתם. יש אפשרות ליצר פקודות לפי סוג מהמסך. פרויקט. או להגביל את מספר הפקודות בקובץ (שאר הפקודות יעבור לקובץ הבא) .
בוחרים את הפורמט הרצוי מתוך הרשימה - אחרת לוחצים Download להורדת הקובץ .
"מבנה אחיד" הוא פורמט קבצים שנקבע ע"י מס הכסה. גרסה אחרונה של מבנה הקבצים היא 1.31 להורדת קבצים במנה אחיד יש להכנס ליצוא פקדוות יומן – בתפריט ה"שלוש נקודות" לבחור
ITA Export
Israel Tax Authority Export
חשבונית
קבלה
קבלה על תשלומים בכרטיס אשראי יוצר פקודה לכל תשלום. תאריך הערך של תשלום הוא תאריך עערך של החיוב הראשון + חודש * מספר התשלום.
חשבונית/קבלה
הפקדה
כל שורה בהפקדה נרשמת כפקודה.
לצורך יבוא פקודות יומן לתוכנת SAP Business One משתמשים באפשרות ייבוא תנועות מיומן זר (MOVEIN.DAT).
להסברים על תוכנת SAP, לפני יבוא כדאי ליצור קשר עם מחלקת התמיכה של SAP Business One. ע"פ תעוד של SAP לפני יבוא תנועות מגבים את בסיס הנתונים של SAP. אם מפעילים את SAP Business One ברשת, יש לוודא כי משתמשים אחרים אינם מחוברים.
נכנסים ל eventact לתפריט Payments ומשם לוחצים Export journal entries. בבפורמט הקבצים בוחרים בפורמט SAP (movein.data). לוחצים על הורדה של קובץ קייים או מיצרים קובץ חדש.
בנוסף יש להוריד את הקובץ movin.prm עבור SAP. קובץ ה movin.prm של eventact לא משתנה בדרך כלל, לכן אפשר להשתמש בקובץ קודם. את שני הקבצים מעבירים למחיצה (פולדר) נגיש לתוכנת SAP Business One.
בתוכנת SAP Business One:
נכסים לחברה שאליה רוצים לייבא את הנתנוים בוחרים מנהלה -> יבוא/יצוא נתונים -> יבוא נתונים -> יבוא תנועות מיומן זר movein.dat
בוחרים את הקובץ שיצאנו מ Eventact. בשביל למצוא את הקובץ יש להשתמש בסייר הקבצים להגיד למחיצה בה שמור הקובץ ובנוסף צריך לשנות את הפילטר כך שיראה את הכל הקבצים במקום רק קבצים בשם movein.dat לאחר סיום פעולות היובא חלון ההודעות מציג הודעת שגיאה או סיכום פעולות היבוא .
אם הפעולה הצליחה מתווספת פקודות יומן אחת שמכילה את כל התנועות בקובץ. הפקודה פתוחה שנוצרת נשראת פתוחה כך שניתן לצפות או לערוך או לבטל את הפקודה לפני קליטה הסופית. בתפריט כספים -> פקודות יומן.
קוד מטבע לא תקין –
₪ = שקלים
$ = דולר
לצורך יבוא פקודות יומן לתוכנת חשבשבת חלונות משתמשים באפשרות ייבוא תנועות יומן בשיטה הגמישה. להסברים על תוכנת חשבשבת, לפני יבוא כדאי ליצור קשר עם מחלקת התמיכה של חשבשבת.
Eventact תומכת בשני פורמטים של קבצי פקודות יומן חבשבת חלונות:
נעבור לעמוד Payments ושם נלחץ על Export journal entries
בפורמט הקבצים בוחרים בפורמט Hashavshevet Windows ISO או בפורמט Hashavshevet Windows
לוחצים על הורדה של קובץ קייים או מיצרים קובץ חדש ע"י לחיצה על הכפתור Add new export
בנוסף יש להוריד את הקובץ movin.prm עבור חשבשבת. קובץ ה movin.prm של eventact לא משתנה בדרך כלל, לכן אפשר להשתמש בקובץ קודם. את שני הקבצים מעבירים למחיצה (פולדר) נגיש לתוכנת חשבשבת
נכסים לחברה שאליה רוצים לייבא את הנתנוים
בוחרים ממשקים > יבוא תנועות הנהח
בחלון ייבוא תנועות יומן בוחרים יבוא בשיטה הגמישה. ללחוץ על כפתור הטאב ולבחור את המחיצה בה נשמר קובץ הפקודות שהורדנו מאיוונטאקט .
בוחרים את הקובץ שיצאנו מ Eventact. בשביל למצוא את הקובץ יש להשתמש בסייר הקבצים להגיד למחיצה בה שמור הקובץ ובנוסף צריך לשנות את הפילטר כך שיראה את הכל הקבצים במקום רק קבצים בשם movein.dat
לאחר סיום פעולות היבוא חלון ההודעות מציג הודעת שגיאה או סיכום פעולות היבוא .
אם הפעולה הצליחה מתווספת פקודות יומן אחת שמכילה את כל התנועות בקובץ.
הפקודה פתוחה שנוצרת נשראת פתוחה כך שניתן לצפות או לערוך או לבטל את הפקודה לפני קליטה הסופית. בתפריט כספים -> פקודות יומן.
ההבדל בין הפורמטים הוא ביצוא המטבע. בקובץ ISO קוד המטבע קוד בהתאם לתקן ISO 4217. בפורמט חשבשת רגיל המטבעות מיוצגת בהתאם לקוד המטבע כפי שמוגדרים בחשבשבת כברירת מחדל.
|
מטבע |
חשבשבת |
ISO |
|
דולר |
$ |
USD |
|
יורו |
אירו |
EUR |
|
לירה שטרלינג |
לש |
GBP |
|
שקל |
שח |
ILS |
קוד מטבע לא תקין