כלים לניהול רישום

ספטמבר 18, 2024 | 3 דקות קריאה

ניהול רישום

ניהול הנרשמים כולל כמה תכונות עיקריות, דרך הבק אופיס של המערכת

• צפייה בנרשמים: גישה לרשימות הנרשמים בפורמטים שונים.
• צפייה בהיסטוריה: מעקב אחר שינויים שנעשו בכל רישום על ידי משתמשי המערכת או על ידי הנרשמים עצמם.
• עריכת הרשמה: שינוי פרטי רישום לפי הצורך.
• הוספת משתתפים: רישום משתתפים חדשים או פוטנציאליים מהמערכת (ולא דרך טופס הרישום), על ידי הוספה שלהם או טעינת קובץ אקסל.
• ניהול תשלומים: רישום תשלומים והפקת חשבוניות וקבלות.
• שליחת הודעות: שליחת הודעות דוא"ל ו SMS מותאמות אישית בתפוצה מלאה או לקבוצות ספציפיות של נרשמים.
• ייבוא נתונים: העלאת נרשמים על ידי יבוא קבצי אקסל.
• הפקת דוחות: הורדת דוחות מפורטים בחתכים שונים.

האפשרויות בדף ניהול הנרשמים

ניהול הנרשמים נעשה תחת תצוגת הנרשמים במודול הרישום, לשונית Registrants . פה תוכלו לצפות בפרטי ההרשמה ולבצע פעולות כגון: רישום תשלומים, שליחת הודעות, עדכון סטטוסים ועוד.

תכונות עיקריות:

1. חיפוש: איתור מהיר של נרשמים לפי מספר הרשמה, שם, דוא"ל, או קריטריונים אחרים.
2. אפשרויות סינון מוגדרות מראש: שימוש בסינון מוגדר מראש לצפייה בקבוצות ספציפיות של נרשמים (למשל: שילמו, לא שילמו, אושרו).
3. דוחות: אפשרות לצפייה או עריכה של דוחות.
4. טופס מוצג: אפשרות למעבר בין נרשמים בטופס ספציפי או בכל הטפסים בפרויקט.
5. פעולות גורפות: ביצוע פעולה לקבוצת נרשמים או לכל הנרשמים, באופן גורף (למשל, שליחת הודעה, מחיקה).
6. טבלת רשומים: צפייה בפרטי נרשמים בפורמט טבלה.
7. ייבוא: העלאת נרשמים מקובץ אקסל.
8. הוספת נרשם חדש: הוספת נרשמים בודדים באופן ידני.
9. מסננים הצג/הסתר: מציג/מסתיר את הנראות של סרגל החיפוש והמסננים.
10. ניהול קבוצות: יצירת קבוצה של נרשמים מאותו ארגון תחת מארגן אחד.

ייבוא נרשמים מאקסל

ניתן לייבא נרשמים חדשים ולעדכן נרשמים קיימים באמצעות קבצי אקסל. הייבוא יכול לכלול סוגים שונים של מידע, כולל פרטי משתתף כלליים, בחירת כרטיסים, לינה ועוד. בעת הייבוא המערכת מתאימה באופן אוטומטי את שמות העמודות באקסל לשדות טופס הרישום ומאפשרת שליטה על אילו עמודות לייבא וכיצד לטפל בנתונים. בנוסף המערכת מנקה נתונים, מסירה תווים בלתי חוקיים ורווחים מיותרים בשדות כמו מספרי טלפון ואי - מייל. ניתן לבחור לעדכן מידע קיים או להוסף עליו עם נתונים ממקורות חיצוניים.

בעת ביצוע הייבוא, תתבקשו לבחור שדה מפתח המאפיין באופן ייחודי כל נרשם.

צעדים לייבוא נתוני רישום:

1. הכנת קובץ האקסל: יש לוודא שהקובץ כולל סיומת .xlsx.
2. הוספת שמות עמודות: השורה הראשונה צריכה להכיל את שמות העמודות.
3. ניקוי נתונים: יש להסיר תווים מיוחדים או בלתי חוקיים ולוודא ששמות המשתתפים הוכנסו כראוי.
4. התאמת שמות הכרטיסים: יש לוודא ששמות הכרטיסים בקובץ האקסל תואמים לאלו המופיעים ברשימת המחירים במערכת.
5. עדכן נתונים קיימים (אופציונלי): כדי לעדכן רישומים קיימים, יש לבחור בעמודת מזהה ייחודי.

** שימו לב! בעת ייבוא שדות מסוג 'כפתור רדיו', 'תיבת סימון' או 'תפריט' בקובץ האקסל יש לציין את המספר המייצג את האפשרות הרצויה ולא את הטקסט המתאים לה.