כלים לניהול רישום

ספטמבר 18, 2024 | 3 דקות קריאה

ניהול רישום

איוונטאקט מאפשרת ניהול יעיל של תהליך הרישום דרך המשרד האחורי שלכם. התכונות העיקריות כוללות:

• צפייה בנרשמים: גישה לרשימות הנרשמים בפורמטים שונים.
• צפייה בהיסטוריה: מעקב אחר שינויים שנעשו בכל רישום על ידי משתמשי המערכת או על ידי הנרשמים עצמם.
• עריכת הרשמה: שינוי פרטי רישום לפי הצורך.
• הוספת משתתפים: רישום משתתפים חדשים או פוטנציאליים.
• ניהול תשלומים: רישום תשלומים והנפקת חשבוניות וקבלות.
• שליחת הודעות: שליחת הודעות דוא"ל ו-SMS מותאמות אישית בתפוצה מלאה או לקבוצות ספציפיות של נרשמים.
• ייבוא נתונים: העלאת נרשמים על ידי יבוא קבצי אקסל.
• הפקת דוחות: הורדת דוחות מפורטים בחתכים שונים.

האפשרויות בדף ניהול הנרשמים

כדי לנהל נרשמים, יש לעבור אל דף Registrants תחת מודול הרישום. פה תוכלו לצפות בפרטי ההרשמה ולבצע פעולות כגון, רישום תשלומים, שליחת הודעות, עדכון סטטוסים ועוד.

תכונות עיקריות:

1. חיפוש: איתור מהיר של נרשמים לפי מספר הרשמה, שם, דוא"ל, או קריטריונים אחרים.
2. אפשרויות סינון מוגדרות מראש: שימוש בסינון מוגדר מראש לצפייה בקבוצות ספציפיות של נרשמים (למשל: שולמו, לא שולמו, אושרו).
3. דוחות: אפשרות לצפייה או עריכה של דוחות.
4. טופס מוצג: אפשרות למעבר בין נרשמים בטופס ספציפי או בכל הטפסים בפרויקט.
5. פעולות גורפות: ביצוע פעולה לקבוצת נרשמים או לכל הנרשמים, באופן גורף (למשל, שליחת הודעה, מחיקה).
6. טבלת רשומים: צפייה בפרטי נרשמים בפורמט טבלה.
7. ייבוא: העלאת נרשמים מקובץ אקסל.
8. הוספת נרשם חדש: הוספת נרשמים בודדים באופן ידני.
9. מסננים הצג/הסתר: מציג/מסתיר את הנראות של סרגל החיפוש והמסננים.
10. ניהול קבוצות: יצירת קבוצה של נרשמים מאותו ארגון תחת מארגן אחד.

ייבוא נרשמים מאקסל

איוונטאקט מאפשרת לייבא נרשמים חדשים ולעדכן נרשמים קיימים באמצעות קבצי אקסל. ניתן לייבא סוגים שונים של מידע, כולל פרטי משתתף כלליים, בחירת כרטיסים, לינה ועוד. בעת הייבוא המערכת מתאימה באופן אוטומטי את שמות העמודות באקסל לשדות טופס הרישום ומעניק שליטה על אילו עמודות לייבא וכיצד לטפל בנתונים. איוונטאקט גם מנקה נתונים, מסירה תווים בלתי חוקיים ורווחים מיותרים בשדות כמו מספרי טלפון ואימיילים. בנוסף, ניתן לבחור לעדכן מידע קיים או להוסף עליו עם נתונים ממקורות חיצוניים. בעת ביצוע הייבוא, תתבקשו לבחור שדה מפתח שמאפיין באופן ייחודי כל נרשם

צעדים לייבוא נתוני רישום:

1. הכנת קובץ האקסל: יש לוודא שהקובץ כולל סיומת .xlsx.
2. הוספת שמות עמודות: השורה הראשונה צריכה להכיל את שמות העמודות.
3. ניקוי נתונים: יש להסיר תווים מיוחדים או בלתי חוקיים ולוודא ששמות המשתתפים הוכנסו כראוי.
4. התאמת שמות הכרטיסים: יש לוודא ששמות הכרטיסים בקובץ האקסל תואמים לאלו המופיעים ברשימת המחירים במערכת.
5. עדכן נתונים קיימים (אופציונלי): כדי לעדכן רישומים קיימים, יש לבחור בעמודת מזהה ייחודי.

** שימו לב! בעת ייבוא שדות מסוג 'כפתור רדיו', 'תיבת סימון' או 'תפריט' בקובץ האקסל יש לציין את המספר המייצג את האפשרות הרצויה ולא את הטקסט המתאים לה.