ניהול רישום באיוונטאקט – כל מה שצריך לדעת

ספטמבר 18, 2025 | 3 דקות קריאה

ניהול רישום

מערכת איוונטאקט מאפשרת לנהל את כל תהליך הרישום בצורה חכמה, גמישה ויעילה.

דרך ממשק הניהול (Back Office) תוכלו לשלוט בכל היבט של רישום המשתתפים – מצפייה ועד דוחות מתקדמים.

מה אפשר לעשות?

• צפייה בנרשמים - גישה לרשימות נרשמים בפורמטים שונים.
• צפייה בהיסטוריה - מעקב אחר כל שינוי שבוצע ברישום (על-ידי המשתתף או על-ידי הצוות).
• עריכת הרשמה - עדכון ושינוי פרטים בקלות.
• הוספת משתתפים - הוספה ידנית או טעינת קובץ אקסל.
• ניהול תשלומים - רישום תשלומים, הפקת חשבוניות וקבלות.
• שליחת הודעות - דיוור במייל או SMS לקבוצות ספציפיות או לכל המשתתפים.
• ייבוא נתונים - העלאה חכמה של נתונים מאקסל, כולל ניקוי ותיקון נתונים אוטומטי.
• הפקת דוחות - - הורדת דוחות לפי חתכים שונים, להתאמת המידע לצרכים שלכם.

לשונית Registrants – - מרכז הרישום שלכם

במודול הרישום, תחת לשונית Registrants, מרוכזות כל הפעולות שתצטרכו:

1. חיפוש מהיר לפי שם, דוא"ל, מספר הרשמה או קריטריונים אחרים.
2. סינון חכם – צפייה רק בקבוצות נבחרות (למשל: שילמו / לא שילמו / מאושרים).
3. דוחות מותאמים - צפייה, עריכה וייצוא.
4. מעבר בין טפסים – לפי טופס ספציפי או כל הטפסים בפרויקט.
5. פעולות גורפות - ביצוע פעולה על קבוצת נרשמים (למשל שליחת הודעה לכולם).
6. טבלת נרשמים - צפייה מלאה ונוחה בכל הפרטים.
7. ייבוא – הוספת נרשמים מקובץ אקסל.
8. הוספה ידנית - העלאת רשימות או רישום בודדים.
9. יצירת פילטרים – אפשרויות שונות לסינון נרשמים.
10. ניהול קבוצות – איגוד נרשמים מאותו ארגון תחת מארגן אחד.

ייבוא נתונים מאקסל – פשוט, אוטומטי ומבוקר

ניתן לייבא ולעדכן נרשמים ישירות מקובצי Excel – כולל פרטי משתתף, כרטיסים, לינה ועוד.

• התאמה אוטומטית בין שמות העמודות בקובץ לשדות בטופס הרישום.
• ניקוי נתונים חכם – המערכת מסירה רווחים מיותרים ותווים לא חוקיים.
• אפשרות לעדכן נתונים קיימים או להוסיף חדשים.

איך מייבאים

1. ודאו שהקובץ בפורמט ‎.xlsx.
2. השורה הראשונה חייבת להכיל את שמות העמודות.
3. נקו תווים מיוחדים וודאו שהשמות והנתונים תקינים.
4. התאימו את שמות הכרטיסים לשמות הקיימים במערכת.
5. לעדכון נתונים קיימים – ציינו עמודה עם מזהה ייחודי.

חשוב לדעת: בשדות מסוג כפתור רדיו, תיבת סימון או תפריט, יש להזין בקובץ את המספר המייצג את האפשרות, ולא את הטקסט.

עם הכלים האלה, תוכלו לשלוט בכל תהליך הרישום – גם באירוע של אלפי נרשמים – בקלות ובביטחון.