שיתוף חדרים – הפרקטיקה

ינואר 14, 2024 | 5 דקות קריאה

בבלוג שיתוף חדרים תיארנו את האופציות הקיימות באיוונטאקט לרישום עובדים החולקים חדר במלון.

כאן תמצאו הסבר לביצוע אופציה א'. כל עובד נרשם בנפרד. העובד הראשון בוחר חדר.

תהליך העבודה:

שלבי טופס רישום

• כניסה / הזדהות
• פרטי המשתתף
• בחירת שותפים
• בחירת חדר
• בחירת הסעות/טיסות
• פרטי דרכון + טעינת צילום דרכון
• בחירת פעיליות
• תשלום
• תודה

כניסה לטופס LOGIN

חובה שיהיה זיהוי בכניסה לטופס, אחרת המערכת לא תוכל לשייך את הנרשם לפרטים שהועלו מראש למערכת. הכניסה לטופס תהיה בדר"כ לפי מספר חבר / מספר עובד.

עמוד ראשון

בעמוד הראשון יהיו שדות פרטים אישיים של המשתתף – חלקם יוצגו כבר ע"פ הנתונים שהועלו למערכת. בשלב זה אפשר גם לבחור מחזור.

עמוד שני - בחירת שותפים

משתמשים בשדה Group Select כדי לאפשר בחירת שותפים. השדה מאפשר בחירת משתתף נוסף מתוך רשימת אנשי הקשר ברמת החברה. בהגדרות השדה ניתן לקבוע מי מתוך אנשי הקשר יופיע ברשימת המשתתפים שמתוכם יבחר הנרשם את השותפים שלו. מוסיפים את השדה לטופס.

בהגדרות השדה יש להגדיר:

• Group Size

  מספר משתתפים מינימאלי ומקסימלי שהנרשם יכול לבחור. הערך 0 (אפס) מציין "ללא הגבלה".

• Participants List

  מי יהיו המשתתפים שיופיע ברשימת הבחירה:

• Not Registered and not selected

  יציג רק משתתפים פנויים. משתתפים מרשימת אנשי הקשר שלא נרשמו בעצמם וגם לא נבחרו ע"י משתתפים אחרים. זו האופציה שמתאימה ברב המקרים.

  • Anyone - registered or not

    יציג את כולם: משתתפים שנרשמו, משתתפים שלא נרשמו, שנבחרו על ידי אחרים או שלא נבחרו על ידי אחרים.

  • Registered or selected

    יציג רק משתתפים שכבר נרשמו או שנבחרו על ידי נרשם אחר.

• Additional Information to Show

  ברשימת השותפים הפוטנציאלים שיוצגו לנרשם – יופיע מלבד שם המשתתף גם מידע נוסף - כמו מחלקה או מספר זיהוי. לדוגמה: אם ברישום לנופש חברה –נעלה את "מספר העובד" לשדה שיהיה מקושר ל Data field של Number 1. נסמן את האופציה להוסיף את Number 1, אז בטופס יופיעו בחיפוש מספר העובד ליד שם העובד. בצורה דומה ניתן להציג גם Passport Number.

• Disable selection for registrant already in pax

  הפעלת האופציה תגרום לכך שאם מישהו ינסה להירשם ונרשם קודם כבר בחר אותו, אז הוא לא יוכל לבחור מישהו אחר. תופיע הודעה שהוא כבר נבחר /משויך לקבוצה. נרשם שכבר בחרו אותו מקבל הודעה שהוא כבר "נבחר" ולכן לא יכול לבחור בעצמו שותפים .

• Relation to Registrant

  מגדיר את הקשר בין הנרשם לבין השותפים.

• הגבלת שלבים רק לנרשם הראשי

  לעיתים יש שדות שרוצים שרק הנרשם הראשי יבחר כמו מלון, חדר, מחזור. בטופס ניתן להגדיר התניה כך שרק מי שהוא נרשם ראשי, יוכל למלא את השדה.

  ההתניה: isnotpaxmember({Account.AccountID})=0

  שדות שיועתקו אוטומטית מהנרשם הראשי לנרשם המשני
  השדות הנתמכים הם שדות מסוג: טקסט, מספרים ותפריטים למינהם (Menu, Checkbox, Radio). שדות מורכבים (הזמנות,טיסות,כתובות וכו') אינם נתמכים.

איך להגדיר טופס שיתמוך בפיצ'ר הזה:

נניח שבפרוייקט מסויים יש 2 מלונות ו-3 מחזורים. יש להגדיר 2 שדות מסוג רדיו: עבור מחזור: (מחזור א', מחזור ב', מחזור ג'), עבור מלון: (מלון ראשון, מלון שני), וכך יוצג המלון ששייך למחזור הנבחר. בצורה כזו ניתן יהיה להגדיר דו"ח יחסית פשוט שיציג עבור כל הנרשמים באיזה מחזור ובאיזה מלון כל אחד נמצא, לפי שדות הרדיו.

בעיה שיכולה להיווצר שצריך לקחת בחשבון:

הרבה פעמים הנרשם הראשון והשני נרשמים כמעט באותו הזמן. אם הנרשם הראשי, בחר נרשם משני, ועוד לא מילא את השדות המשותפים, והנרשם השני עבר כבר את שדה בחירת השותפים - לנרשם המשני לא יעודכנו השדות. על מנת למנוע את זה, עדיף לרכז את השדות המשותפים לעמוד אחד בטופס, ולשים אותו לפני השדה של בחירת השותפים.

כמעט כל הלקוחות שהפיצ'ר הזה מתאים להם אוהבים לעשות תהליכי רישום ארוכים, אז רצוי לשים לב לנקודה הזו .

עדכון אוטומטי של נלווה עבור נרשם משני

על מנת להקל על המארגנים לזהות מי בחר את מי, המערכת מציגה ברשומה של הנרשם המשני את הנרשם הראשון כשותף בצורה אוטומטית. כאשר משתמשים בטוקן של הצגת הpax בדו"ח רואים עבור כל אחד מהמשתתפים את השותפים לחדר.

בק אופיס, אפשרות עריכה למזמין המשני

בטופס עצמו, למזמין המשני אין אפשרות לבטל את מי שבחר אותו, אבל לעיתים מהבק-אופיס ניתן לעשות שינויים.

ניתן להיכנס לנרשם המשני וללחוץ "שנה בחירה"

מה שיקרה כתוצאה מכך:

1. לנרשם הראשי ימחק הנרשם המשני מרשימת השותפים.
2. לנרשם השותף ימחק הקשר לנרשם הראשי.
3. לנרשם המשני יאופסו כל השדות המשותפים.

טעינת רשימת משתתפים

טוענים רשימת משתתפים פוטטנציאלית לרמת החברה במערכת. לשים לב לערך יחודי בשדה זיהוי משתתף (תעודת זהות או מספר עובד). יש להשתמש בשדה SubAccountGroups אם רוצים לחלק את רשימת המשתתפים לקבוצות משנה. בשדה להכניס מספר מזהה לכל קבוצה.

הגבלת בחירה / חלוקה לקבוצות משנה

ניתן להגביל את רשימת האנשים שנרשם מסוים יוכל לבחור מתוכם. לדוגמא לפי מחלקה. או גברים / נשים. זאת על ידי שימוש בנתון בשם SubAccountGroups ב – Contact. נרשם יראה רק משתתפים אחרים שיש להם ה SubAccountGroups זהה לשלו.

אפשר להשתמש בשדה הזה כדי לציין קבוצה שייכות – רק מי ששייך לקבוצה יראה ברשימה לבחירה את החברים בקבוצה. לדוגמא אם כל הנשים יקבלו את הערך 1 – וגברים את הערך 2. אז נשים שירשמו יראו ברשימת המשתתפים הפוטנציאלים רק נשים. גברים שירשמו יראו רק גברים.