מדריך להגדרת הצעות מושב

מרץ 24, 2026 | 3 דקות קריאה

הפיצ'ר הזה מאפשר לאסוף הצעות למושבים שלמים ממגישים חיצוניים. המגיש יוכל להזמין כותבי תקצירים להגיש עבודות ישירות לתוך המושב המוצע.

שלב 1: הגדרת הפיצ'ר והטופס

קודם צריך להפעיל את האפשרות במערכת: תחת תפריט Overview, לסמן Session Proposals וללחץ Save.

הגדרות טופס

לאחר הפעלת הפיצ'ר, יופיע תפריט הגדרות בצד ימין שמאפשר להגדיר:

• Form fields settings: עבור כל שדה, קביעת האם הוא שדה חובה, רשות או מוסתר אם אינו רלוונטי. ניתן גם להגדיר הנחיות ומגבלת תווים לכל שדה. הגדרת סטטוס הטופס (פתוח/סגור) ומועד אחרון להגשה או עדכון.
• Instructions to submitters: הזנת טקסט "ברוכים הבאים", הנחיות הגשה מפורטות ועמוד "תודה".
• Messages: תוכלו לערוך את ההודעות שישלחו אוטומטית או ידנית למגישי הצעות המושבים.

שלב 2: ניהול המגישים ותקשורת אוטומטית

המערכת מנהלת את הקשר בין מגיש המושב למגישי התקצירים באופן אוטומטי:

• אישור הגשה: עם סיום ההגשה, המגיש יקבל את הודעת "Session Submitted Message".
• קישור ייחודי: ההודעה כוללת לינק ייחודי {Session.LinkToAbstract} שהמגיש יכול להפיץ. כל תקציר שיוגש דרך לינק זה ישויך אוטומטית למושב הספציפי שלו.
• עדכונים שוטפים: מוגדרת אוטומטית הודעת "Session Status Update" הכוללת את הטוקן {Session.Abstracts}. כך המגיש יקבל רשימה מעודכנת של התקצירים שהוגשו למושב שלו בכל פעם שהוגש תקציר חדש.

שימו לב: הודעת "Session Status Update" תכלול את רשימת התקצירים שהוגשו רק אם המושב סומן על ידיכם בבקאופיס בסטטוס Approve.

שלב 3: ניהול בבקאופיס

ניהול ההצעות מתבצע תחת תפריט ה-Overview:

• צפייה בהצעות: לחיצה על Requested sessions תציג את רשימת המושבים שהוגשו.

• צפייה בפרטי המושב ובתקצירים שבו: לחיצה על שם המושב ברשימה תפתח תצוגה מפורטת. בתצוגה ניתן לראות את כל התקצירים שהוגשו תחת אותו מושב. בנוסף, יופיע הקישור הייחודי להגשת תקצירים עבור המושב הספציפי (Submission link).

• עריכה וסטטוס: בלחיצה על Edit בכל מושב ניתן:
  • לערוך את פרטי המושב או לצפות בתקצירים שמשויכים אליו.
  • לעדכן סטטוס (Approve, Reject, Request Revision).
  • לשלוח ידנית את הודעת ה-Update למגיש המושב (ההודעה יכולה להכיל את סטטוס המושב).
  • לסמן האם המושב מוכן לסיקור (רלוונטי רק אם נדרש תהליך סיקור למושבים).
• סינון תקצירים: בתפריט ה-Abstracts, ניתן לסנן את רשימת התקצירים הכללית לפי מושב ספציפי שהוגש.

שלב 4: בניית התוכנית

לאחר אישור המושבים, ניתן להוסיף אותם לתוכנית בקלות:

• בתוך עורך האג'נדה, לחצו על Add From Bucket.
• לבחור את המושב מהרשימה וללחוץ +Add.
• המערכת תוסיף את המושב בשלמותו, כולל כל התקצירים המקושרים אליו.