תוכנת ניהול כנסים - הרבה יותר מרישום לכנס

תוכנת ניהול כנסים המאפשרת רישום וניהול משתתפים, שיווק, טיפול בכספים ומכירת כרטיסים, תקשורת עם המשתתפים לפני ובמהלך הכנס – הכל במקום אחד.

שיווק הכנס כולל - הקמה וניהול של אתר כנס שיווקי, מעקב אחר כניסות לאתר, הפניות ותוצאות של פעולות שיווקיות.
רישום וניהול משתתפים - רישום, מכירת כרטיסים, חדרי מלון, טיולים ועוד.
טיפול בכספים - קבלת תשלום, הוצאת חשבוניות וקבלות, יצוא פקודות יומן לתוכנות הנהלת חשבונות.
תקשורת - שליחת הודעות מותאמות אישית לכל משתתף במייל ובהודעת SMS.

כניסה לכנס - קבלת המשתתפים בכניסה לכנס, הדפסת תגים ושוברים.
איסוף לידים - יעול התקשורת בין משתתפים ומציגים, מערכת ניהול לידים עבור המציגים.
תאום פגישות ונטוורקינג - מערכת ליצירת קשרים ולתאום פגישות בין משתתפי הכנס.
תכנית הכנס - קבלת הצעות להרצאות, ניהול וסיקור הצעות לתקצירים, בניה ופרסום של תכנית הכנס.

ניהול רישום בקלות

רישום משתתפים חכם המאפשר ניהול של כל הנתונים הקשורים למשתתף בכנס במקום אחד. הרשמה. קבלת תשלומים. הפקת חשבוניות וקבלות. תקשורת במייל ו SMS עם הנרשמים. כניסה לאירוע והדפסת תגי זיהוי למשתתפים. כמשתמשים במערכת איוונטאקט אין צורך להעביר נתונים בין תוכנות שונות - הכל בשליטה במקום אחד.

בין האפשרויות היחודיות של תוכנת הרישום לכנסים:

ניהול של רשימת אנשי הקשר מעבר לאירוע בודד: ניהול רשימת אנשי קשר הכוללת את כל הנרשמים לכל הכנסים של המארגן. זימון לכנסים ואירועים עתידיים.; חוסך לנרשמים הקלדה חוזרת של פרטי זיהוי בכל הרשמה.
שליטה על מחירים: הגדרת מחירים במטבעות שונים, קודי הנחה, קודי הנחה מוגבלים בזמן או כמות למימוש, תעריפים שונים הנחות מיוחדות.
טפסים מותאמים לסוגי נרשמים שונים: מאפשרים לך ליצור טפסי רישום שונים לסוגי משתתפים שונים. כך לדוגמא תוכל לדרוש נתונים נוספים מנרשמים מיוחדים או לאפשר לנרשמים מיוחדים אופציות רישום נוספות מבלי לסבך את הטופס הרישום עבור משתתפים רגילים.
גמישות בקבלת תשלומים מנרשמים: תוכניות חיוב כרטיס אשראי גמישות המאפשרות חיוב כרטיס אשראי מייד או בסמוך לכנס.; קבלת תשלומים בהמחאות, העברות ומטבעות שונים. ממשקים לחיוב דרך PayPal, Stripe ו AliPay.; ממשקים המאפשרים עבודה ישירה מול חברות האשראי בעמלות נמוכות.

הודעות מייל ו-SMS: שליחת הודעות מייל או SMS מותאמות אישית לכל משתתף בארץ או לחו"ל.
יצוא נתונים לתוכנות הנהלת חשבונות: ממשקים ליצוא פקודות יומן לתוכנות הנה"ח - חשבשבת ו- Sap Business One. לחסוך זמן עבודה , לקצר זמני תגובה ולמנוע טעויות אנוש.
ממשק אחורי מתקדם: ניהול הנרשמים, יבוא ויצוא רשימות של נרשמים. חוסך זמן של מנהלי הרישום, לקצר זמני תגובה של המארגן למנוע טעויות אנוש.
עמידה בדרישות רשויות מס: תוכנת ניהול הכנסים עומדת בדרישות מס הכנסה ורשומה במרשם התוכנות של מס הכנסה.

בנו בעצמכם אתרי כנסים ואירועים

תוכלו למצוא באיוונטאקט כל מה שצריך כדי ליצור אתר כנס שיווקי ולהגדיל את מספר המשתתפים.

אתם לא צריכים להתאמץ ולהלחם בתבניות מוכנות בשביל ליצר רשימת מרצים , חסויות אחידה. כדי ליצור עמודים באתר כגון מרצים, מציגים, מפות, דרכי הגעה, שאלות ותשובות, המלצות ועוד. המערכת בניית האתרים שלנו מאפשר לכם ליצר עמודים וחלקים באתר אשר מידע רלוונטי לכנסים בצורה ברורה ועדכנית.

אתרים לכנסים בינלאומיים ורב לשונים: תמיכה בעברית וערבית מימין לשמאל. באנגלית, בסינית, רוסית, ספרדית וצרפתית.
שליטה על עיצוב האתר: בחירת פונטים, צבעים, תמונות, רקעים ועוד.
התאמה למסכים קטנים וגדולים: אתר שנראה טוב מטלפונים ניידים ומסכים גדולים.
התאמה למנועי חיפוש: שילוב נתונים בפורמט ידידותי למנועי החיפוש שלא נראה לגולשי האתר. אתר ידידותי למנועי חיפוש מאפשר למנועי חיפוש להציג את אתר הכנס בחיפושים רלוונטים בנוסף מוזיל בדר"כ את עלויות הפרסום שלכם במנועי חיפוש.
מספר עמודים בלתי מוגבל: אפשרות להוסיף תוכן ועמודים לאתר הכנס ללא הגבלה.
חיבור לגוגל אנליטיקס: הזינו את מספר האתר שלכם בגוגל אנליטיקס וקבלו את ניתוח התנועה לאתר ולטופס הרישום.
גלריית תמונות: שילוב תמונות מכנסים קודמים באתר הכנס בקלות.

רשימת מרצים: הצגת המרצים בכנס בחלוקה גמישה לקטגוריות כמו מרצים מרכזיים (keynote speakers), חברי ועדות, מרצים מוזמנים עם אפשרות לשליטה וגמישות בקביעת סדר הצגת המרצים בתוך כל קטגוריה.
רשימת מציגים ונותני חסות: בחלוקה גמישה לקטגוריות.
זמן לתחילת הכנס: שעון הסופר לאחור את הזמן לתחילת הכנס. מציג ימים, שעות, דקות לתחילת הכנס.
מפה עם דרכי הגעה: שילוב מפה עם הוראות הגעה לכנס ברכב ותחבורה ציבורית.
לחצני שיתוף ברשתות חברתיות: לחצנים המאפשרים למבקרים באתר לשתף תוכן ברשתות חברתיות בקלות. מעודד את למבקרים באתר הכנס לשתף מידע על הכנס בפייסבוק, טוויטר, גוגל ולינקד-אין.
מידע על המקום בו יערך הכנס: מידע תיירותי על העיר המארחת.
תחזית מזג האוויר הצפוי: תחזית מזג אויר מתעדכת אוטומטית ליום הכנס.

בנייה עצמאית של תכנית כנס

תקצירים, סיקור תקצירים על ידי הועדה המקצועית, תכנון לוח הזמנים של הכנס ויצירת ספר תקצירים של הכנס .

שליטה על טופס הגשת תקצירים: קביעת מספר מילים מקסמלי בתקציר ושליטה על האפשרות של המגיש להוסיף סימנים מיוחדים ותמונות בגוף התקצירץ.
ניהול תהליך סיקור התקצירם: שליטה על הפרמטרים לפיהם יוערכו התקצירים ע"י הסוקרים וחישוב הציוב המשוקלל של כל תקציר.; קבלה, דחיפה החלפת נושא תקציר שהוגש.

בניית תוכנית כנס: מושבים הרצאות ותקצירים.
פרסום ספר תקצירים: יצוא ספר תקצירים בפורמט וורד הכוללים אידקסים ותוכנית המקושרים לעמוד התקציר עצמו.

הדפסת תגי שם למשתתפים

פתרון מלא ליום הכנס. קליטת נרשמים בעמדות כניסה עם דיילות או בשרות צעמי עם והדפסת תגים.

עמדות כניסה לכנס: עמדות כניסה בהפעלה עצמית על ידי מארגן האירוע. תהליך הגדרה מהיר ופשוט. וממשק משתמש מהיר ונח אשר עוזר למפעיל עמדת הרישום למצוא את המשתתפים במהירות.
עמדות רישום בשרות עצמי: עמדות כניסה בשרות עצמי אותם תוכלו להתקין בעצמכם .
סנכרון דו-כיווני למערכת הרישום: כל מה שקורה בשטח משתקף אוטומטית גם במערכת הרישום שלכם.

הדפסת תגים למשתתפים: גמישות התאמה של תגי הזיהוי לצרכי הכנס.; הדפסת תגים תגים עם סימון אזור ישיבה, הרשאות כניסה, ימי השתתפות בכנס, מסלול נבחר עוד.; עיצוב תגים שונים לסוגי משתתפים שונים מאפשר לתגים של מציג אומרצה להראות שונה מתג מבקר.
QR CODE על תג הזיהוי: QR CODE על תג משתתפף מאפשר למשתתפים להחליף בינהם פרטים במהירות בקלות.

עודדו משתתפים לתאם פגישות וליצור קשרים עיסקיים

עידוד יצירת קשרים בין המשתתפים בכנס, החלפת הודעות ותאום פגישות אישיות בן משתתפי הכנס.

איתור משתתפים אחרים ויצירת קשרים עסקיים בכנס: מאפשר להמשתתפים למצוא משתתיפ אחרים בכנס. לשלוח הודעות טקסט ותמונות בין משתתפים בכנס.
חשיפת מציגים: חשיפת מציגים בצורה בולטת ברשימת המשתתפים. אפשרות למבקרים לתאם פגישות מראש עם מציגים ומציגים להפיק יותר מהשתתפות בכנס.
שליטה על מקומות מפגש ושעות: אפשרות קביעת פגישות בין משתתפים במקומות מוגדרים ע"י מארגן הכנס או במקומות אחרים.
בעלות על הנתונים: שליטה מלאה ובעלות על רשימת המשתתפים למארגן הכנס. לדוגמא המארגן יכול בכל זמן יכול למחוק משתתפים ולאו למנוע מהם כניסה למערכת. בנוסף המארגן יכול לאפשר גישה למערכת רק למי שנרשם לכנס.

תמיכה בשפות: תמיכה באנגלית, עברית ושפות אחרות
תזכורות לפני פגישות: משלוח אוטומטי של תזכורות לפני פגישות ואפשרות להוריד פגישות ליומן אוטלוק.
ניהול ושליטה למארגן הכנס: ממשק ניהול אחורי המאפשר לנהל את המערכת ולראות את מצ הפגישות בכל רגע. לצפות בדוחות, ליצא נתונים , לקבוע ללבטל פגישות.
שליטה על הרשאות: לפי סוגי משתתפים מאפשר לכם לקבוע איזה פעולות כל סוג משתתף (משתתף רגיל, מרצה, מציג) יכול לעשות במערכת.

לידים איכותיים למציגים ונותני חסות

שיפור תהליך העברת פרטי המשתתף למציג בזמן ביקור בביתן המציג.

קבלת פרטי הקשר של המשתתף מייד על מסך המציג.
אפשרות להזין פרטים נוספים והערות ע"י המציג ולהוריד קובץ לידים.
זול ופשוט לתפעול.

כנסים וירטואלים והיברידים

אפלקציה המאפשרת למשתתפים שלא יכול להגיע לכנס הפיזי להשתתף מרחוק. לצפות בהרצאות בשידור חי מהכנס. לצפות בהרצאות מוקלטות. לשאול שאלות את המרצים ולפגוש משתתפים אחרים בכנס.

בין האפשרויות של פלטפורמת איוונטאקט לכנסים וירטואלים:

שידור וידאו חיי: שידור וידאו ישיר מצלם בכנס, הפצת וידאו ומצגות של ממרצים רחוקים, הפצת מפגשי זום.
מספר אולמות בלתי מוגבל: חלוקה לחדרים פיזים ווירטואלים בזמן הכנס.
שידור וידאו מוקלט כוידאו חיי: הקלטת מרצים מראש ושידור הקלטה כשידור חיי למשתתפים .
VOD: ספריית הרצאות לצפיה לפי דרישה של המשתתפים.

שאלונים וסקרים בזמן אמת: ביצוע סקרים בזמן הכנס וקבלת תוצאות בזמן אמת.
יצירת קשרים ונטוורקינג בין משתתפים: עידוד יצירת קשרים בן משתתפים בכנס, פגישות וידאו מקוונות בזמן הכנס .
תערוכה וירטואלית: ביתנים וירטואלים למציגים עם איסוף לידים וטעינת חומרים שיווקים בצורה עצמאית על ידי כל מציג .
שליטה ובקרה: שליטה ובקרה בזמן אמת ולמארגני הכנס על המשתתפים. בקרה בזמן אמת על פורומים וצ'אטים.